MEDAN, Potretnusantaea.id, – Guna mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien serta mencegah terjadinya penyalahgunaan arsip, sebanyak 101 orang ASN di lingkungan Pemko Medan mengikuti Bimbingan Teknis (Bimtek) Penyusunan dan Penetapan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD). Selain penyusunan SKKAAD, dalam kegiatan yang digelar selama dua hari ini peserta juga akan mengikuti Bimtek Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Penggunaan Arsip yang bersifat Tertutup.
Bimtek yang digelar Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan ini dibuka oleh Wali Kota Medan Bobby Nasution diwakili Asisten Umum Renward Parapat di Hotel Grand Kanaya, Kamis (7/7). Dalam kegiatan ini dihadirkan Narasumber Dra Sulistyowati selaku Koordinator Kelompok Substansi Kearsipan Daerah II A Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Dalam membacakan sambutan Bobby Nasution, Asisten Umum mengungkapkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat berbangsa dan bernegara.
“Pemko Medan selalu berusaha untuk terus melakukan perbaikan dan peningkatan pengelolaan kearsipan serta mendukung kolaborasi Medan berkah salah satunya adalah melalui akses arsip untuk menjamin ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otoritas legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip. Salah satu upaya yang dilakukan adalah dengan menggelar Bimtek ini,” Kata Renward.
Menurut Renward, sebagai payung hukum dalam pelaksanaan kearsipan di lingkungan Pemko Medan, ada beberapa peraturan yang seharusnya dapat dipahami dan dilaksanakan dengan baik dan benar diantaranya Perda Kota Medan Nomor 1 Tahun 2021 tentang penyelenggaraan kearsipan. Selain itu Pemerintah Pusat dan Arsip Nasional juga memiliki peraturan yang mengatur tentang kearsipan diantaranya Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2013 tentang pelaksanaan undang-undang 43 tahun 2009 dan Peraturan Kepala Arsip Nasional nomor 27 tahun 2011.
“Kita harapkan pertemuan ini dapat mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien sebagaimana diamanatkan oleh Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan. Selain itu Bimtek ini juga dapat menjadi wadah mendapatkan ilmu guna mencegah terjadinya penyalahgunaan arsip oleh pihak yang tidak berhak,” Jelas Renward.
Dihadapan yang hadir diantaranya Perwakilan Kadis Perpustakaan dan Kearsipan Sumut Dwi Endah Purwanti, perwakilan Kepala Lembaga Kearsipan Daerah Rini Siregar serta Kadis Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan Adlan, Asisten Umum Renward mengingatkan kepada para peserta bahwa momentum ini sangat berharga bagi kualitas kearsipan, oleh karenanya peserta harus serius dalam setiap tahapan pembelajaran dengan persentase dan perhatian tinggi dari seluruh peserta.
“Saya berharap kepada para peserta untuk dapat memanfaatkan momen ini dengan sebaik-baiknya dengan mengeksplorasi seluas luasnya wawasan dan pengalaman narasumber,” Harapnya.
Sebelumnya Kadis Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan Adlan, menjelaskan Bimtek yang diikuti 101 orang peserta dari seluruh OPD dan Arsiparis yang ada di lingkungan Pemko Medan ini berlangsung selama dua hari, dimana satu hari pembelajaran non klasikal dan satu hari praktek.
“Materi yang akan diberi pada bimtek ini adalah Pre Test dan Post Test. Selain itu Pengantar Penyusunan dan Penetapan SSKAAD serta Penyusunan SOP penggunaan arsip yang bersifat tertutup,” Jelasnya.
Nurlince Hutabarat
